【徹底指南】元商社マンが教える会社で飲み会の幹事を任された際のアレンジ方法

社会人になると必ず何度かは、会社の飲み会のアレンジをすることになると思います。しかしながら、幹事を仰せつかっても、何をどうしていいのか最初は中々分からないのが当然であり、悩んでいませんか？

この記事では、私が総合商社に入社してマスターした、幹事業のノウハウを公開させて頂きます。会社によっては、微修正が必要だと思いますが、私が長年磨き上げてきたスキルですので、この流れで準備をすれば大外れする事はないと思います。

この記事を読んだ後は、次に何を、どうやって進めていけば良いのかイメージが付くと思います。楽しく、スマートに幹事業を成し遂げましょう！

＜目次＞

日程の確保

まずは、何より早く日程を抑えましょう。接待の場合は、相手の日程をまず聞いてみます。社内懇親会の場合は、主賓がいる場合、まず主賓の日程を抑えてから、上司の予定を抑えにいきます。それが出来たら、参加者に案内を出しましょう。今は、PCのスケジューラ機能で予定の確認も出来ますので、社内メンバーについてはある程度確認してから日程候補を絞ると参加率を高めることができます。大人数の場合、日程調整が難しいですが、１ヶ月程度前から動いていれば、大抵大丈夫です。幹事を拝命したら、初動が肝心です。

出欠人数を把握する

人数を把握しないとお店を予約することができません。まずは、日程の案内をメールすると同時に出欠を取りましょう。メールに出欠投票ボタン機能を付けて送信すれば、回答把握に便利です。「詳細については追ってご案内します」と書き添えて、取り急ぎ日程を抑えて貰うのです。

お店を予約する

お店は、前回と同じというのは避けるべきですが、似た雰囲気のところを使うとハズレがありません。一般的には、料理の味や雰囲気が良く、ある程度予算が抑えられるところです。

会場の雰囲気は、インターネットで調べるだけでなく、しっかりと事前に下見をして、写真からは分からない部分まで把握しておきましょう。下見の際に、食事もしておくと料理が美味しいかも確認出来てベターです。チェックポイントとしては、お客様や主賓、上司がスピーチをする際、メンバーを遮る柱や壁等が無いかについて確認しておきましょう。下見に行った際には、店長に「宜しく願いします」と挨拶をしておくと、当日の融通を効かせてくれたりするのでありがたいです。

お店の候補が絞れたら、上司に相談をした上で確定・予約を入れます。お店の選択で幹事のセンスが評価されます。大事なポイントです。良いお店は他の幹事も虎視眈々と狙っています。しっかりと良いお店を抑えるため、出来るだけ早くここまでのプロセスを確定させましょう。忘年会シーズンなど、時期によっては、良いお店はすごいペースでドンドン埋まっていきます。

式次第を作成する

式次第については、以下の過去記事をご参考にしてください。式次第がないと、当日テンパってしまうので、準備しておいた方がいいと思います。 

www.a-plus-life.com

席次表を作成する

社内の懇親会だとしても、ウマの合う人・合わない人がいます。また、盛り上げキャラをどこに配置するか、主賓の席をどこにするか等も事前に決めておいた方が当日スムーズです。先輩社員などに相談をしながら、席順を決めておきましょう。参加者は席次を結構気にしています。また、接待の場合については、上座と下座について間違えないように考慮してから会食に臨みます。

詳細案内メールを発信する

お店を抑え、当日の式次第や席次まで固まったら、詳細案内メールを配信しましょう。どのようにお店にアクセスするか、事前に調べて補足しておくと親切です。以下、サンプルを掲載しておきます。コピペしてサクッと利用してください。

＝以下コピペ＝

X月X日(X)の歓送迎会のご連絡を致します。

当日は各自にて会場にご移動頂き、お店に18時25分集合とさせて頂きます。

宜しくお願い申し上げます。

お店までのアクセス

タクシー：約X分

徒歩   ：約X分

電車：XYZ線ABC駅より徒歩X分

概要

日時    ：X月X日

店名    ：ABCレストラン

住所    ：東京都ABC地区

リンク   ：https://www.a-plus-life.com/

 主賓    ：ABCさん

【地図】

当日何か御座いましたら、私の携帯（090-）にご連絡頂けますと幸いです。

以上、宜しくお願い申し上げます。

＝以上コピペ終了＝

リマインドメールの発信

当日忘れないように流しておくと親切です。また、前日や週の始めにリマインドを送る人もいます。

お店までの先導(必要あれば)

直接集合としない社内懇親会の場合には、当日は先輩・後輩社員何人かに手伝ってもらい、お店まで先導をします。遅れて出てくる人に対しては、お店の地図を印刷して渡しておくとありがたがられます。道に迷わないよう、お店まで徒歩で先導したり、タクシーを確保するのも幹事の役割です。金曜日の夜はタクシーが中々確保出来ずに焦りますので、事前に迎車を依頼しておいたり、電車で移動することも選択肢です。

司会進行

お店に着いたら、まず席次表を基に着席を促します。着席が完了しましたら、司会進行を始めます。ここは、堂々とハキハキと。ここが、幹事の晴れ舞台です。

ご歓談の途中で席替えやスピーチ等をしてもらい、式次第に従ってクロージングまで無事に持っていきます。スピーチをする方に対しては、事前に依頼しておくことを忘れないように準備しましょう。

最後は、一本〆で会を締めるのが一般的です。「主賓の方々のま益々のご活躍、そして今日お集まりの皆々様の益々のご健勝・ご発展を祈念して、一本締めをさせて頂きます。よーーーーーポンっ！」という流れです。最初は緊張しますが、慣れればどうってことありませんので、不安にならずに大丈夫です。

一本〆で気を抜かず、最後の参加者が退出するまで会場に残り、忘れ物が無いか確認してから退出するようにしましょう。最後の最後まで務めて立派な幹事です。

お会計

幹事は、クロージングの前にサッとお会計も済ませておきます。お会計は、翌日以降に上席・先輩と相談をした上で精算しましょう。多少傾斜を掛けた上で、精算表（案）を持って上司・先輩に持って行くようにします。承認が取れたら、メールで「振込」精算依頼を出すのが便利です。交際費を利用する場合には、必ずお店で領収証を取り付けるのを忘れないようにしましょう。

二次会の手配

こちらは、議論の分かれるところですが、大人数で飲み会をする場合には、一次会会場近くで手配しておくのが安全です。上司と相談して、必要があれば、一次会の70％程度の人数が二次会に参加する前提で予約をしておきましょう。予約時のマナーとしては、お店にきちんと二次会予約であること、人数が変動しうる状況であることを伝えておきましょう。

参考になるおすすめ本

私が特に参考になったと思う本は、以下の本です。正直どこが「ハーバード流」なのかは良く分かりませんでしたが、これは商社マンが活用しているテクニックを網羅した本だと思いました。私も新入社員にこの本をお勧めしていました。細かいテクニックのみならず、心構えが叩き込まれる良い本だと思います。

gendai.ismedia.jp

まとめ

幹事は、準備することも沢山ありますし、酔っ払った周囲のメンバーから野次を飛ばされたりと面倒な思いをすることもありますが、実はおいしい役割です。なぜならば、自分が1番目立つ立場になって参加者から感謝され、うまく務めれば評価も上がるからです。幹事業は、面倒な一方、ビジネス・チャンスだと思って、しっかりと取り組むのが良いでしょう。

他にも、飲み会に関連する記事を是非ご確認下さい！

www.a-plus-life.com

普段から、食事をしたお店が美味しくて雰囲気も良いなら、グルメリストを作成して加えておくと、次回幹事を拝命した時に使えるので便利です。この辺りも追って記事にしますね。お楽しみに。

如何でしたでしょうか。

これらを参考に、名幹事と呼ばれるようなアレンジが出来ると良いですね！

少しでもご参考になっていれば、嬉しいです。

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